Toplanın Gidiyoruz

Bir dolu insanın toplantı ortamında olduğu bir müessese çıksın falınızda. Burada işler, kesin sağlıklı ve etkin iletişimle yürütülüyordur anlamını çıkartıp üç vakte kadar iş müracaatı yapmalıyım mı dersiniz? Yoksa toplanın gidiyoruz mu?

Etkin toplantılar;

• İhtiyaçların net bir şekilde ortaya konulduğu,
• Amaç ve hedeflerin tanımlandığı,
• Katılımcıların özenle doğru kişiler arasından seçildiği,
• Toplantıya ayrılacak sürenin önceden tespit edildiği,
• Gündem maddelerinin ayrıntılı olarak listelendiği ve katılımcıların önceden bu konularda hazırlık yaptığı,
• Çözüm odaklı kararların alınabildiği ve bunların takibinin yapıldığı,
• Toplantı etkinliğinin ölçüldüğü

toplantılardı. Ayrıca, olası tüm risklere karşı toparlayıcı bir kişinin görevlendirildiği, toplantı öncesinde gerekli tüm ön bilgilendirmelerin katılımcılara iletildiği, toplantı yükünün sadece birkaç kişinin üstüne yıkılmadığı ve dengeli görev dağılımının sağlandığı faaliyetlerdi.

Sağlıklı iletişim ise toplantıya katılan kişilerin toplantıda ne derece etkili iletişim kurabildiği, fikirlerini özgürce saygınlık çerçevesinde karşısındakilere aktarabildiği ve söylediklerinin dinlendiği bir ortam ile geçerliydi. Ayrıca, karşılıklı saygı, anlayış ve yapısal eleştiri çerçevesinde toplantıyı ne derece devam ettirebildiği, toplantı kapısından çıkar çıkmaz da toplantı esnasında katılımcılarla paylaştığı düşüncelerini ve fikirlerini aynı doğrultuda hissetmeyi sürdürüp sürdürmediği idi.

Yukarıda sıralanan hususlar dikkate alınsın ya da alınmasın, bazı araştırmalar göstermektedir ki, yapılan işlerin büyük bir kısmı toplantılar ile yürütülmektedir. Amma velakin, esas konumuz bu değil! Esas konumuz toplantıların gerekliliği değil, fark etmişsinizdir!

Unutmayın, diğer araştırmalar da katılım sağlanan toplantıların zaman kaybından öte bir şey olmadığını kanıtlamaktadır. Hadi kanıtla deseniz de, kanıtlayamam. Aradığınız istatistiksel verilere ulaşılamıyor, çünkü onu işin uzmanlarına bıraktım.

Şimdi işlevsiz konuşmalar, karar alınamadan çıkılan toplantılara odaklanacağız!
İşlevsiz söz olur mu demeyin hiç! Konuyla ilgili olmayan konuşmalar, gündemin başka noktalara kayması, konuşulan konuların gereğinden fazla dağılması ve toplantı amacından uzaklaşılması gibi durumlarda eğer katılımcıların aklında kalan tek şey, degaje yaka saten bluzun ya da paslanmaz çelik bilekliğin nereden alındığı bilgisi yahut ikramların muazzam çeşitliliği veya fukaralığı ise işte tam da bu noktada işlevsizlikten bahsetmek mümkündür. Eyvah ki ne eyvah! Bu durumda unutun gitsin sağlıklı iletişimi ve iş etkinliğini. Fakat amaç çarşı-pazar verimliliği ise elbette sorun yoktur. Devam ki…Üç vakte de gerek yok, hemen başvurun gitsin! Nereye mi? Hani falınızda çıkan o işyerine.

Diğer yandan maskelerin takıldığı, nezaketin inanılmaz boyutta yaşandığı ya da herkesin aynı dille konuştuğu ancak kimsenin bir başkasının fikrini dinlemediği bir ortamda yapılan toplantılara değinmeden olmaz ki. Bir sonraki toplantı çağrısı, zul gelir zul! Birbiriyle düelloya çıkmış gibi aralarında atışmalı gereksiz konuşmaların geçtiği iş arkadaşlarını, bitse de gitsek diyenleri toplantı ortamına çekmek için acı çekenleri de dikkate alırsak, aslında ortam etkinlik değil kriz göstergeleri ile doludur. Aman dikkat! Zaten bir müessesede ortak noktalar yoksa, kurumsal kültür mevcut değilse, sağlıklı iletişimden bahsedilemez. Değil üç vakit üç asır bile sürse! Bir arpa boyu mesafe alınamayan toplantılar ile elde var sıfırdır. Sıfır!

Tam da bu yüzden, toplanın gidiyoruz!